Suprimento de Fundos

Postado por: Adriano Dias

1. SUPRIMENTO DE FUNDOS – CARTÃO GESTÃO UFMS

O Suprimento de Fundos é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei, e consiste na entrega de numerário a servidor previamente designado, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que, pela excepcionalidade, a critério do Ordenador de Despesa, não possam se subordinar ao processo normal de aplicação.

Na UFMS poderá ser utilizado nos seguintes casos:

  • Despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento;
  • Despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujos valores, em cada caso, não ultrapassarem limites estabelecidos na Portaria nº 95, MF, de 19 de abril de 2002.

O Cartão de Pagamentos do Governo Federal ou Cartão Corporativo é o instrumento de pagamento, emitido em nome da Unidade Gestora e operacionalizado por instituição financeira autorizada, utilizado exclusivamente pelo portador nele identificado, nos casos indicados em ato próprio da autoridade competente.

Dessa forma, o Suprimento de Fundos somente poderá ser concedido a servidores previamente cadastrados e de posse do Cartão de Pagamentos do Governo Federal.

Para solicitação do Cartão Corporativo, o Dirigente da Unidade deverá efetuar requerimento através da autuação de processo administrativo (Tipo de Processo – Suprimento de Fundos: Autorização) e inclusão de Comunicação Interna (CI) direcionada ao Ordenador de Despesas (GAB/PROPLAN) contendo a justificativa de sua necessidade e a indicação do servidor que será responsável pela sua operacionalização.

Após autorização do Ordenador de Despesas, o servidor indicado deverá comparecer na Coordenadoria de Gestão Financeira e Contábil (CFC/PROPLAN) com o documento de identidade, CPF e comprovante de residência para realização de cadastro junto a instituição bancária.

Após o recebimento e desbloqueio do Cartão Corporativo, a unidade interessada deverá iniciar processo, conforme abaixo, e solicitar dotação orçamentária junto a Coordenadoria de Gestão Orçamentária (CGO/PROPLAN).

  • Tipo de Processo: Suprimento de Fundos: Concessão e Prestação de Contas
  • Especificação: Suprimento de Fundos + Unidade Proponente
  • Classificação por Assuntos: 050 – Orçamento e Finanças
  • Interessado: Unidade Interessada

Após a liberação da dotação, a unidade proponente deverá incluir e encaminhar os documentos abaixo devidamente preenchidos e assinados para autorização do Ordenador de Despesas (GAB/PROPLAN).

  • Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos;
  • Autorização de Débitos.

IMPORTANTEA Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos deverá ser assinada pelo Dirigente da Unidade Proponente e pelo Suprido, devendo ser preenchida conforme abaixo:

  • Dados da Unidade Proponente e do Suprido;
  • Finalidade: assinalar apenas uma opção por proposta e por processo;
  • Justificativa: preencher de forma clara e objetiva com o máximo de informações quanto a necessidade e excepcionalidade da utilização de Suprimento de Fundos;
  • Discriminação da despesa: informar a classificação da despesa a ser utilizada, bem como o crédito orçamentário disponível (nota de dotação ou nota de crédito);
  • Cartão de Pagamentos do Governo Federal: informar a modalidade de utilização, se fatura ou saque. Caso seja utilizado o saque deve-se justificar sua utilização, observando o limite permitido; e
  • Prazo de aplicação: assinalar a opção de prazo desejado.

ATENÇÃO: O processo deverá ser encaminhado ao Ordenador de Despesas para fins de autorização da concessão com no mínimo 5 (cinco) dias úteis de antecedência à aquisição almejada.

Autorizada a concessão, será providenciada junto a Coordenadoria de Gestão Financeira e Contábil (CFC/PROPLAN) a emissão de nota de empenho, apropriação e liberação de limite no Cartão Corporativo, estando assim apto a iniciar os gastos.

O prazo máximo para aplicação do Suprimento de Fundos será de noventa dias, a contar da data do ato da concessão, e não poderá ultrapassar o término do exercício financeiro.

A despesa executada por meio de Suprimento de Fundos deverá estar em conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade e da igualdade, além de garantir a aquisição mais vantajosa para a Administração Pública, observando:

  • Inexistência temporária ou eventual de materiais de consumo no almoxarifado e inexistência de cobertura contratual, nos casos de serviços;
  • Não tratar de aquisições ou contratações de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizada como fracionamento de despesa e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório; e
  • É vedado o fracionamento da despesa. Considera-se indício de fracionamento a concentração excessiva de detalhamento de despesa em determinado subitem, bem como a concessão de Suprimento de Fundos a vários supridos, por aquisição de mesma natureza física e funcional, simultaneamente.
  • É vedada a aquisição de material permanente e gastos com aquisição ou assinaturas de revistas, jornais e periódicos, salvo os de natureza estritamente técnica e os considerados necessários para o serviço, bem assim como cartões, brindes, convites e outros dispêndios congêneres, de natureza pessoal.

ATENÇÃO: Na aplicação do Suprimento de Fundos, o Suprido deverá tomar os seguintes cuidados:

  • Realizar as despesas exclusivamente dentro do período de aplicação estabelecido no ato da concessão;
  • Verificar se a despesa a ser realizada se enquadra na classificação orçamentária especificada no ato da concessão;
  • Evitar o direcionamento a determinados fornecedores, realizando pesquisa de preços (mínimo de três orçamentos);
  • Realizar os pagamentos exclusivamente à vista, sendo proibida a contratação a prazo ou parcelada;
  • Exigir a emissão dos documentos comprobatórios da realização da despesa, solicitando sempre Nota Fiscal Eletrônica quando a legislação assim determinar;
  • Controlar o saldo financeiro concedido, dada a vedação para a realização de despesa sem que haja saldo suficiente para seu atendimento;
  • Observar a legislação tributária pertinente;
  • Solicitar, ao demandante, que ateste a execução dos serviços prestados ou o recebimento do material adquirido, devendo apor a data e a sua assinatura, seguida do seu nome, lotação e matrícula SIAPE;
  • Utilizar a transação de saque somente para as ações devidamente autorizadas no ato da concessão;
  • Recolher ao Tesouro Nacional qualquer saldo em espécie porventura em seu poder;
  • Não aceitar qualquer acréscimo ao valor da venda em função de a aquisição ser feita por meio do cartão;
  • Não realizar despesas em seu período de férias ou afastamentos legais; e
  • Não realizar despesas nos finais de semana, salvo em situações devidamente justificadas.

Quando for exigida a retenção de tributos na fonte, o pagamento ao prestador de serviços deverá ser realizado pelo valor líquido e providenciado o recolhimento do tributo junto ao Órgão credor.

DOCUMENTOS FISCAIS

As despesas realizadas deverão ser comprovadas por documento fiscal específico, devidamente atestado, e contendo, ainda, a declaração de recebimento da importância paga por parte do fornecedor ou carimbo de recebido/pago.

Os documentos fiscais deverão ser vistados pelo proponente e atestado por servidor que tenha conhecimento das condições em que as despesas foram efetuadas, não sendo permitido o atesto pelo próprio Suprido. Somente serão aceitos comprovantes originais e sem rasuras de qualquer tipo e natureza. Os documentos fiscais deverão ser emitidos com a sigla da UFMS seguida do nome do Suprido, conforme segue abaixo:

  • NOME/RAZÃO SOCIAL: UFMS/NOME DO SUPRIDO
  • CPNJ: 15.461.510/0001-33
  • ENDEREÇO: AV. COSTA E SILVA, S/N – CIDADE UNIVERSITÁRIA
  • MUNICÍPIO: CAMPO GRANDE/MS
  • CEP: 79070-900

Os documentos fiscais devem ser emitidos em data igual ou posterior a da entrega do numerário e compreendida dentro do período fixado para aplicação. Deverão conter, obrigatoriamente, a quantidade, o preço unitário, o preço total, o detalhamento do material adquirido ou a discriminação dos serviços prestados, evitando generalizações e abreviaturas que impeçam o conhecimento da despesa.

Nas aquisições de materiais de consumo todos os comprovantes de despesas deverão ser encaminhados para registro no Almoxarifado Central.

MODALIDADE FATURA

As despesas deverão ser efetuadas por meio de pagamento a um estabelecimento afiliado, utilizando-se a modalidade de fatura.

Mensalmente, até o primeiro dia útil de cada mês, o Suprido deverá atestar a Fatura do Cartão e encaminhar a Coordenadoria de Gestão Financeira e Contábil (CFC/PROPLAN) para pagamento.

ATENÇÃO: Os valores pagos referentes a acréscimos moratórios decorrentes de atraso no pagamento da fatura, por encaminhamentos intempestivos, deverão ser ressarcidos ao erário público, após apuração das responsabilidades.

MODALIDADE SAQUE

Somente na impossibilidade da utilização da modalidade fatura é que deve haver o saque, desde que autorizado em cada concessão de Suprimento de Fundos, sempre sendo evidenciado que se trata de procedimento excepcional e carente de justificativa formal, e não ultrapassando o limite de 20% (vinte por cento) do total da despesa anual do órgão efetuada com Suprimento de Fundos.

O valor do saque deverá ser igual ao das despesas efetivamente realizadas. Se o valor do saque exceder ao da despesa a ser realizada, o valor excedente deverá ser devolvido, por intermédio da Guia de Recolhimento da União (GRU), no prazo máximo de três dias úteis a partir do dia seguinte da data do saque, diminuindo o valor do Suprimento a ser utilizado.

Se o valor excedente do saque não for maior que R$ 30,00 (trinta reais), poderá o Suprido permanecer com o valor excedente além do prazo estipulado de três dias úteis. Na data em que o valor excedente somar R$ 30,00 (trinta reais), o Suprido deverá efetuar a devolução.

Nos casos em que o Suprido ausentar-se por prazos extensos ou estiver impossibilitado de efetuar saques por períodos longos, poderá permanecer com valores em espécie acima do prazo (três dias), justificando formalmente as circunstâncias que impediram os procedimentos normais.

Caso algum valor em espécie permaneça com o Suprido sem justificativa formal, por prazo maior que o indicado no item acima, a autoridade competente deverá apurar responsabilidades.

O suprido deve efetuar obrigatoriamente os registros pertinentes junto ao Sistema do Cartão de Pagamento (SCP) no prazo máximo de 30 dias após a realização da despesa.

O SCP é um sistema desenvolvido em plataforma web instituído no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, com o objetivo de detalhar a aplicação de suprimento de fundos, concedido por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF).

O acesso ao sistema deve ser solicitado através de formulário padrão (SIASG), conforme orientações disponíveis em https://proplan.ufms.br/2019/04/06/sistemas-corporativos/.

Apresentação do SCP

Tutorial do SCP

O servidor que receber Suprimento de Fundos, na forma da legislação vigente, terá responsabilidade pessoal e intransferível, pela sua boa e regular aplicação e será obrigado a prestar contas, procedendo-se, automaticamente, a tomada de contas se não a fizer no prazo assinalado pelo Ordenador de Despesas, sem prejuízo das providências administrativas para apuração da responsabilidade e imposição das penalidades cabíveis.

A Prestação de Contas é a última etapa do Suprimento de Fundos e deverá ser apresentada impreterivelmente até a data estipulada pelo Ordenador de Despesas. Para prorrogação do prazo fixado para Prestação de Contas, deverá haver solicitação formal, e justificativa pelo proponente, ao Ordenador de Despesas, que a julgará.

Os atrasos nas Prestações de Contas estarão sujeitos à Tomada de Contas Especial e, ainda:

  • Para os atrasos superiores a 15 (quinze) dias, o servidor ficará suspenso de receber suprimentos de fundos por um período de 3 (três) meses; e
  • Sendo reincidente em atraso de Prestação de Contas, o servidor ficará suspenso de receber Suprimento de Fundos durante o exercício.

A Prestação de Contas deverá ser anexada no mesmo processo de concessão, contendo a seguinte documentação:

  • Documento Fiscal com sua respectiva autorização de uso (quando for o caso) e três orçamentos ou justificativa quando não houver os orçamentos. Obs.: anexar arquivo individualizado (documento fiscal + autorização de uso + orçamentos ou justificativa);
  • Documento de arrecadação do ISSQN, se for o caso
  • Guia da Previdência Social (GPS), se for o caso;
  • Guia de Recolhimento da União (GRU), referente às devoluções de valores sacados e não gastos, se for o caso;
  • Documento denominado “Suprimento de Fundos – Atesto (Prestação de Contas)”, devidamente preenchido e assinado pelo Proponente;
  • Documento denominado “Suprimento de Fundos – Relatório (Prestação de Contas)”, devidamente preenchido e assinado pelo Suprido;

2. SUPRIMENTO DE FUNDOS CONCEDIDO

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