Empenho de Despesa: É o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição.

Nota de Empenho: Documento utilizado para registrar as despesas orçamentárias realizadas pela Administração Pública em seu primeiro estágio e que identifica o nome do credor, a especificação, a importância da despesa e a célula orçamentária, deduzindo o saldo da dotação aprovada

Liquidação da Despesa: consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Essa verificação tem por fim apurar:

• a origem e o objeto do que se deve pagar;
• a importância exata a pagar;
• a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

Ordem de Pagamento: é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga.

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1. MATERIAL DE CONSUMO  X  MATERIAL PERMANENTE

• Material de Consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;
• Material Permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

Na classificação da despesa com aquisição de material devem ser adotados alguns parâmetros que distinguem o material permanente do material de consumo. Assim, um material é considerado de consumo caso atenda um, e pelo menos um, dos critérios a seguir:

• Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
• Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
• Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;
• Critério da Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização (sendo classificado como 449030), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração (sendo classificado como 339030);
• Critério da Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.

2. SERVIÇOS DE TERCEIROS  X  MATERIAL (PERMANENTE OU CONSUMO)

Na classificação da despesa de material por encomenda, a despesa orçamentária somente deverá ser classificada como serviços de terceiros – elemento de despesa 36 (PF) ou 39 (PJ) – se o próprio órgão ou entidade fornecer a matéria-prima. Caso contrário, deverá ser classificada no elemento de despesa 52, em se tratando de confecção de material permanente, ou no elemento de despesa 30, se material de consumo.

3. OBRAS E INSTALAÇÕES  X  SERVIÇOS DE TERCEIROS

Serão considerados serviços de terceiros as despesas com:

• Reparos, consertos, revisões, pinturas, reformas e adaptações de bens imóveis sem que ocorra a ampliação do imóvel;
• Reparos em instalações elétricas e hidráulicas;
• Reparos, recuperações e adaptações de biombos, carpetes, divisórias e lambris; e
• Manutenção de elevadores, limpeza de fossa e afins.

Quando a despesa ocasionar a ampliação relevante do potencial de geração de benefícios econômicos futuros do imóvel, tal despesa deverá ser considerada como obras e instalações, portanto, despesas com investimento.

Fonte: MCASP

EMPENHO

A solicitação de empenho deverá ser requerida em processo único e exclusivo para o Exercício Financeiro por cada Unidade Gestora Responsável (UGR),  independente da fonte de recurso.

O processo deverá ser autuado pelo setor administrativo da unidade (Gabinete, Coordenação Administrativa ou equivalente), conforme segue abaixo:

• Tipo de Processo: “Finanças: Pagamento de Diárias”
• Especificação: “Unidade – Diárias + Exercício” (Ex.: PROPLAN – Diárias 2023)
• Interessado: Unidade Gestora Responsável
• Documentação Obrigatória:
  • Projeto Acadêmico (ensino, pesquisa ou extensão) devidamente aprovado na instância competente, quando for o caso;
  • Convênio ou Congênere e o respectivo Plano de Trabalho, quando for o caso;
  • Nota de Dotação ou Nota de Crédito;
  • Despacho solicitando a emissão ou reforço de nota de empenho, contendo a finalidade ou a destinação dos gastos a serem realizados.

ATENÇÃO: Para a adequada execução orçamentária, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo devidamente instruído deverá ser enviado para a Secretaria de Execução Orçamentária (SEORC/DIFC/PROPLAN) para fins de emissão da nota de empenho, devendo o mesmo estar aberto apenas na citada unidade;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização;
• No encerramento do exercício financeiro a unidade deve solicitar anulação dos saldos de empenho não utilizados, tendo em vista a vedação de inscrição em restos a pagar não processados dos empenhos destinados ao pagamento de diárias.

PAGAMENTO

O cadastro, a  concessão, o pagamento e a prestação de contas de diárias são efetuados no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) e devem estar em conformidade com a Resolução CD n° 11, de 20 de fevereiro de 2020.

O responsável pelo cadastro da viagem (Solicitante de Viagem) deverá preencher a Proposta de Concessão de Diárias e Passagens (PCDP) com o nome do proposto, o roteiro e a descrição do motivo do afastamento, de forma coerente, clara e objetiva, bem como verificar e atualizar, quando necessário, os dados bancários do favorecido.

Devem ser anexados obrigatoriamente na PCDP documentos que determinam o afastamento e que justifiquem a necessidade do deslocamento, tais como:

• Convites, convocações, programações ou folders;
• Justificativa formal no caso solicitação após a ocorrência da viagem;
• No caso do proposto ser Servidor da UFMS:
  • autorização para afastamento no país publicada no Boletim Oficial da UFMS; ou
  • autorização para afastamento do país publicada no Boletim Oficial da UFMS e no Diário Oficial da União.
• No caso do proposto ser Colaborador Eventual:
  • nota técnica da Unidade, justificando a viagem do colaborador eventual, a compatibilidade da qualificação do beneficiado com a natureza da atividade e o nível de especialização, exigidos para desempenhá-la, bem como a demonstração de ausência no quadro da UFMS de pessoal qualificado para o desempenho de referida atividade, com a aprovação do titular da Unidade ou do seu substituto legal;
  • documento de identificação; e
  • currículo resumido do beneficiado.

Colaborador Eventual: pessoa física sem vínculo com o Serviço Público Federal (“Não Servidor”) que seja convidado a prestar colaboração de natureza técnica especializada ou participar de evento de interesse das entidades vinculadas a UFMS em caráter esporádico.

As propostas de concessão para os deslocamentos no país deverão ser cadastradas e encaminhadas com antecedência mínima de 10 (dez) dias e para as viagens internacionais com antecedência mínima de 15 (quinze) dias.

Havendo necessidade de alteração ou cancelamento da viagem que esteja na posição “Execução Financeira” o Solicitante da Viagem deve encaminhar o motivo/justificativa e o número da PCDP para o e-mail difc.proplan@ufms.br. Obs.: A PCDP somente poderá ser devolvida caso ainda não tenha sido emitida a Ordem de Pagamento.

Ressaltamos a importância da informação de forma clara e objetiva referente a descrição do motivo da viagem, bem como, que seja detalhada a unidade beneficiada com a viagem (Reitoria, Agência, Pró-reitoria, Campus, Faculdade, Instituto ou Escola), tendo em vista a necessidade do registro das informações de custo.

ATENÇÃO: A ausência de documentos obrigatórios, ausência de dados bancários válidos, informações incompletas ou incorretas ensejará o retorno da PCDP ao Solicitante para fins de regularização.

Exemplo 1: Viagem realizada por servidores da Pró-reitoria de Administração e Infraestrutura com a finalidade de fiscalizar uma obra em execução no Campus de Paranaíba.

Descrição do Motivo da Viagem: Fiscalização referente a medição da obra “Construção do Bloco 4” no Câmpus de Paranaíba (Contrato nº 01/2021).

Exemplo 2: Viagem de servidores docentes para ministrar aula em cursos da Educação a Distância.

Descrição do Motivo da Viagem: Ministrar aula no Curso de Administração (EAD) da Escola de Administração e Negócios (ESAN), no polo de Rio Brilhante/MS, nos dias 12/04/2023 e 13/04/2023.

Exemplo 3: Viagem de servidores para participação em cursos, fóruns ou palestras.

Descrição do Motivo da Viagem: Participação de servidor do Câmpus do Pantanal no I Fórum de Coordenadores Administrativos promovido pela Pró-reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças, no período de 15/04/2023 a 16/04/2023, em Campo Grande/MS.

EMPENHO

Para a realização de despesas com taxa, a unidade demandante deve iniciar um processo por Exercício Financeiro com a previsão anual dos gastos, anexar a documentação pertinente e encaminhar para a Diretoria de Gestão de Contratações (DICONT/PROADI) para o enquadramento da despesa e autorizações necessárias.

A nota de empenho será emitida no processo devidamente autuado, conforme segue abaixo:

• Tipo de Processo: “Finanças: Pagamento de Tributos (Impostos e Taxas)”
• Especificação: “Taxa + Exercício”
• Interessado: Unidade Demandante
• Documentação Obrigatória:
  • Norma (legislação) instituidora da taxa;
  • Convênio ou Congênere e o respectivo Plano de Trabalho, quando for o caso;
  • Nota de Dotação ou Nota de Crédito;
  • Aprovação do Pró-reitor de Administração e Infraestrutura;
  • Autorização do Ordenador de Despesas;
  • Pré-empenho completo, contendo informações relativas ao credor e a despesa.

ATENÇÃO: Para a adequada execução orçamentária, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo devidamente instruído deverá ser enviado para a Secretaria de Execução Orçamentária (SEORC/DIFC/PROPLAN) para fins de emissão da nota de empenho, devendo o mesmo estar aberto apenas na citada unidade;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

PAGAMENTO

Para pagamento de despesas com taxas em geral deverá ser instruído um processo por competência, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Tributos (Impostos e Taxas)
• Especificação: Taxa + Competência (Exemplo: Taxa de Resíduos Sólidos 2023)
• Interessado: Órgão credor da taxa

2º PASSO – Relacionar ao processo originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Norma (legislação) que instituiu a taxa;
• Nota de empenho; e
• Guia de recolhimento.

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo servidor responsável, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI (Atesto: Taxas);
• Incluir apenas um documento de atesto por processo de pagamento (processo por competência), independente do quantitativo de guias a serem quitadas;
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da conferência/certificação de que o valor cobrado está em conformidade com as normas;
• O campo “Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para o pagamento, conforme estabelecido na cobrança;
• O campo “Informações de Custo” deve ser preenchido com a(s) sigla(s) da(s) unidade(s) beneficiada(s) (Reitoria, Agência, Pró-Reitoria, Campus, Faculdade, Instituto ou Escola) e valor(es) correspondente(s);
• Todos os campos do documento de atesto são de preenchimento obrigatório, exceto o campo “Observações” que deverá ser utilizado para informações complementares relevantes ou para justificar o envio de guias vencidas ou com acréscimos moratórios (multa, juros, correções e/ou atualizações), tendo em vista tratar de situações passíveis de apuração de responsabilidade e reposição ao erário.

5º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN).

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN);
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

EMPENHO

A concessão de bolsas e auxílios devem estar em conformidade com a Resolução CD n° 366, de 27 de março de 2023, a qual aprova o Plano de Governança de Bolsas, Auxílios e Retribuição Pecuniária no âmbito da UFMS.

A solicitação de empenho deverá ser requerida pela Unidade da Administração Central responsável em processo instruído por Edital de Regulamentação, o qual será utilizado durante toda a vigência da bolsa ou do auxílio, conforme segue abaixo:

• Tipo de Processo: “Finanças: Pagamento de Bolsas e Auxílios”
• Especificação: “Edital – Categoria + Bolsa ou Auxílio”
• Interessado: Unidade da Administração Central responsável pela gestão
• Documentação Obrigatória:
  • Resolução CD nº 366/2023;
  • Norma complementar, quando for o caso;
  • Programa ou projeto acadêmico e o respectivo plano de trabalho, devidamente assinado e aprovado na instância competente, quando for o caso;
  • Convênio ou Congênere e o respectivo Plano de Trabalho, quando for o caso;
  • Nota de Dotação ou Nota de Crédito;
  • Edital de regulamentação emitido pela Unidade da Administração Central competente, contendo:
    • I – informações específicas do programa ou projeto;
    • II – quantitativo, valor, vigência e categoria da bolsa e/ou auxílio;
    • III – fonte de recurso disponível para pagamento;
    • IV – público-alvo;
    • V – período de inscrição;
    • VI – critérios de seleção;
    • VII – documentos para inscrição;
    • VIII – regras para prestação de contas;
    • IX – possibilidade de acumulação com outras bolsas, observada a legislação pertinente; e
    • X – penalidades no caso de constatação de recebimentos irregulares.

ATENÇÃO: Para a adequada execução orçamentária, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo devidamente instruído deverá ser enviado para a Secretaria de Execução Orçamentária (SEORC/DIFC/PROPLAN) para fins de emissão da nota de empenho, devendo o mesmo estar aberto apenas na citada unidade;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

PAGAMENTO

Para pagamento de despesas com bolsas e auxílios deverá ser instruído um processo por folha de pagamento e em conformidade com o disposto na Resolução CD n° 366, de 27 de março de 2023, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Bolsas e Auxílios
• Especificação: Categoria + Bolsa + Mês/Ano de Competência
• Interessado: Pró-reitoria responsável pela Gestão da Bolsa ou Auxílio

2º PASSO – Relacionar ao processo originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Edital de regulamentação;
• Publicação das concessões;
• Nota de empenho; e
• Folha de pagamento.

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo servidor responsável pela concessão, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI (Atesto: Bolsas e Auxílios);
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da certificação de que os beneficiários constantes na folha de pagamento cumpriram com as obrigações e regulamentos da concessão;
• O campo “Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para o pagamento, conforme estabelecido no edital ou regulamento;
• O campo “Ocorrências” deve ser utilizado para relatar a motivação do atraso no envio do processo de pagamento (após o 15º dia útil do mês da competência da bolsa ou auxílio) e/ou justificar folha de pagamento complementar;
• O campo “Observações Adicionais” deve ser utilizado para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a a Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN).

Havendo necessidade de cancelamento de bolsa ou auxílio em folha de pagamento enviada e ainda não processada, o responsável pela gestão da bolsa deve encaminhar solicitação via despacho no processo de pagamento com a justificativa e detalhamento da motivação, encaminhando-o para a Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN) a qual avaliará a possibilidade de atendimento.

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN);
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

EMPENHO

As solicitações devem ser conduzidas a Diretoria de Gestão de Contratações (DICONT/PROADI) ou ao Gestor do Contrato, quando for o caso, os quais são responsáveis pela autorização e encaminhamento junto ao processo de contratação.

A nota de empenho será emitida exclusivamente no processo onde foram registrados os procedimentos de contratação (Licitação, Dispensa, Inexigibilidade ou Carona), devendo conter obrigatoriamente:

• Documentação relativa aos procedimentos licitatórios, conforme cada caso, devidamente aprovada pelas autoridades competentes;
• Minuta contratual aprovada ou contrato assinado, quando exigido;
• Projeto acadêmico (ensino, pesquisa ou extensão) devidamente aprovado na instância competente, quando for o caso;
• Convênio ou Congênere e o respectivo Plano de Trabalho, quando for o caso;
• Nota de Dotação ou Nota de Crédito;
• Pré-empenho, contendo informações completas relativas ao contratado e a contratação, como item licitado, quantidade, valor, prazo, dentre outros. Obs.: O demandante também deve atentar quanto a informação relativa a classificação do tipo da nota de empenho (ordinário, global ou estimativo).

Quando tratar de despesas que não tramitaram pelos procedimentos normais de contratação e/ou sem a devida cobertura contratual, a nota de empenho será emitida mediante prévia autorização do Ordenador de Despesas. O processo deverá ser instruído para cada despesa realizada, contendo:

• Documento Fiscal;
• Relatório relativo a execução da despesa;
• Justificativa formal com a anuência do dirigente da Unidade;
• Comprovação da impossibilidade da tramitação pelos procedimentos normais de contratação;
• Autorização expressa do Ordenador de Despesas.

As anulações ou cancelamentos de saldos de nota de empenhos devem ser requeridas nos processos originários da contratação. Excepcionalmente, a solicitação poderá ser realizada em processo sancionador, processo de formalização de contrato ou processo de pagamento (neste caso, somente quando tratar de saldo irrisório e após a devida liquidação da despesa).

ATENÇÃO: Para a adequada execução orçamentária, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo devidamente instruído deverá ser enviado para a Secretaria de Execução Orçamentária (SEORC/DIFC/PROPLAN) para fins de emissão da nota de empenho, devendo o mesmo estar aberto apenas na citada unidade;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

PAGAMENTO

Para pagamento de despesas com serviços em geral deverá ser instruído um processo por competência para cada prestador, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Serviços
• Especificação: Contrato e/ou ARP + Prestador + Mês/Ano de Competência
• Interessado: Prestador dos Serviços (Credor)

2º PASSO – Relacionar ao processo de contratação originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Extrato ou Resumo da Contratação, quando for o caso;
• Anexo da Nota de Empenho, quando for o caso;
• Ata de Registro de Preço, quando for o caso;
• Termo de Referência, quando referenciado no Instrumento Contratual
• Contrato, Termo Aditivo e Termo de Apostilamento, quando for o caso;
• Plano de Trabalho, quando tratar de contratação com fundação de apoio;
• Nota de empenho;
• Ordem de Serviço, quando for o caso;
• Justificativa no caso de atraso na prestação do serviço;
• Certificado de participação em evento, quando for o caso;
• Relatório referente aos serviços prestados (inclusive fotográfico), quando for o caso;
• Planilha de medição, quando for o caso;
• Anotação de Responsabilidade Técnica, quando for o caso;
• Relatórios e comprovante de recolhimento de encargos trabalhistas, quando for o caso;
• Planilha referente aos depósitos em garantia (conta vinculada), quando for o caso;
• Declaração de imunidade ou isenção tributária, quando for o caso;
• Documento fiscal e sua respectiva autorização de uso, quando for o caso.

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo gestor/fiscal do contrato ou pelo servidor responsável, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI (“Atesto: Serviços (Contrato)” ou “Atesto: Serviços (Geral)”  quando tratar de prestação de serviço ou “Atesto: Repasse” quando tratar de repasse para fundação de apoio);
• Incluir apenas um documento de atesto por processo de pagamento (processo por competência), independente do quantitativo de notas fiscais a serem pagas.
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da certificação do serviço prestado tendo por base o contrato, a nota de empenho, a nota fiscal e os comprovantes da prestação efetiva do serviço.
• O campo “Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para pagamento, conforme estabelecido em contrato, ata de registro de preço, edital ou orçamento.
• O campo “Informações de Custo” deve ser preenchido com a(s) sigla(s) da(s) unidade(s) beneficiada(s) com a prestação dos serviços (Reitoria, Agência, Pró-reitoria, Campus, Faculdade, Instituto ou Escola) e valor(es) correspondente(s);
• O campo “Observações” deve ser utilizado para relatar atrasos na entrega do serviço e/ou justificar o encaminhamento de despesas com prazo de vencimento expirado e/ou com documentos fiscais emitidos há mais de 30 dias e/ou com acréscimos moratórios (multas, juros, correções e/ou atualizações), tendo em vista tratar de situações passíveis de apuração de responsabilidade e reposição ao erário, e/ou  para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN).

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• Quando tratar de despesas com formalização contratual, apenas o Gestor/Fiscal designado poderá atestar a execução dos serviços;
• Deverá ser iniciado apenas um processo por competências para as despesas contratuais, independente da execução dos serviços ocorrerem em mais de uma unidade. Nesse caso, o Gestor Central é o responsável por instruir e encaminhar o processo de pagamento.
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN);
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

EMPENHO

As solicitações devem ser conduzidas a Diretoria de Gestão de Contratações (DICONT/PROADI) ou ao Gestor do Contrato, quando for o caso, os quais são responsáveis pela autorização e encaminhamento junto ao processo de contratação.

A nota de empenho será emitida exclusivamente no processo onde foram registrados os procedimentos de contratação (Licitação, Dispensa, Inexigibilidade ou Carona), devendo conter obrigatoriamente:

• Documentação relativa aos procedimentos licitatórios, conforme cada caso, devidamente aprovada pelas autoridades competentes;
• Minuta contratual aprovada ou contrato assinado, quando exigido;
• Projeto acadêmico (ensino, pesquisa ou extensão) devidamente aprovado na instância competente, quando for o caso;
• Convênio ou Congênere e o respectivo Plano de Trabalho, quando for o caso;
• Nota de Dotação ou Nota de Crédito;
• Pré-empenho, contendo informações completas relativas ao contratado e a contratação, como item licitado, quantidade, valor, prazo, dentre outros. Obs.: O demandante também deve atentar quanto a informação relativa a classificação do tipo da nota de empenho (ordinário, global ou estimativo).

Quando tratar de despesas que não tramitaram pelos procedimentos normais de contratação e/ou sem a devida cobertura contratual, a nota de empenho será emitida mediante prévia autorização do Ordenador de Despesas. O processo deverá ser instruído para cada despesa realizada, contendo:

• Documento Fiscal;
• Relatório relativo a execução da despesa;
• Justificativa formal com a anuência do dirigente da Unidade;
• Comprovação da impossibilidade da tramitação pelos procedimentos normais de contratação;
• Autorização expressa do Ordenador de Despesas.

As anulações ou cancelamentos de saldos de nota de empenhos devem ser requeridas nos processos originários da contratação. Excepcionalmente, a solicitação poderá ser realizada em processo sancionador, processo de formalização de contrato ou processo de pagamento ( neste caso, somente quando tratar de saldo irrisório e após a devida liquidação da despesa).

ATENÇÃO: Para a adequada execução orçamentária, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo devidamente instruído deverá ser enviado para a Secretaria de Execução Orçamentária (SEORC/DIFC/PROPLAN) para fins de emissão da nota de empenho, devendo o mesmo estar aberto apenas na citada unidade;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

PAGAMENTO

Para pagamento de despesas com materiais em geral deverá ser instruído um processo por competência para cada fornecedor, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Materiais
• Especificação: Contrato e/ou ARP + Fornecedor + Mês/Ano de Competência
• Interessado: Fornecedor do Material (Credor)

2º PASSO – Relacionar ao processo de contratação originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Extrato ou Resumo da Contratação, quando for o caso;
• Anexo da Nota de Empenho, quando for o caso;
• Ata de Registro de Preço, quando for o caso;
• Contrato, Termo Aditivo e Termo de Apostilamento, quando for o caso;
• Termo de Referência;
• Nota de empenho;
• Documento de cobrança ao fornecedor;
• Justificativa no caso de atraso na entrega do material;
• Relatório e planilha de medição devidamente assinados, quando for o caso;
• Declaração de imunidade ou isenção tributária, quando for o caso;
• Documento fiscal eletrônico e autorização de uso;

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado por responsável pelo recebimento do material (gestor/fiscal, servidor ou comissão de no mínimo três servidores quando tratar de material com valor superior a R$ 176.000,00), conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI: “Atesto: Materiais (Contrato)” ou Atesto: Materiais (ARP) ou “Atesto: Materiais (Geral)” ou “Atesto: Softwares“. Obs.: Utilizar o documento “Atesto: Softwares” somente quando tratar de aquisições de bens classificados como investimento;
• Incluir apenas um documento de atesto por processo de pagamento (processo por competência), independente do quantitativo de notas fiscais a serem pagas.
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da conferência do material entregue tendo por base o contrato, a nota de empenho, a nota fiscal e os comprovantes da entrega do material.
• O campo “Data Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para pagamento, conforme estabelecido em contrato, ata de registro de preço, edital ou orçamento.
• O campo “Ocorrências” deve ser utilizado para relatar atrasos na entrega do material e/ou justificar o encaminhamento de despesas com prazo de vencimento expirado e/ou com documentos fiscais emitidos há mais de 30 dias e/ou com acréscimos moratórios (multas, juros, correções e/ou atualizações), tendo em vista tratar de situações passíveis de apuração de responsabilidade e reposição ao erário.
• O campo “Observações Adicionais” deve ser utilizado para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Encaminhar o processo para registro dos materiais junto Secretaria de Patrimônio e Almoxarifado (SEPAT/DISERV/PROADI).

• Registro de Materiais de Consumo em Almoxarifado
• Registro de Incorporação de Equipamento/Material Permanente
• Registro de Incorporação de Software

6º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN).

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• Quando tratar de despesas com formalização contratual, apenas o Gestor/Fiscal designado poderá atestar o fornecimento dos materiais;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN);
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

EMPENHO

A solicitação de empenho destinada a ressarcimento/reembolso deverá ser requerida em processo administrativo instruído para cada favorecido, conforme segue abaixo:

• Tipo de Processo: “Finanças: Pagamento de Ressarcimento/Reembolso”
• Especificação: “Objeto a ser ressarcido”
• Interessado: Unidade Requisitante
• Documentação Obrigatória:
  • Requerimento contendo os dados do favorecido (Nome, CPF, Matrícula SIAPE e Dados Bancários) e a justificativa referente a situação de excepcionalidade e a não autuação pelo processo normal de contratação;
  • PCDP, quando tratar de ressarcimento de passagem ou taxa de bagagem;
  • Pesquisa e cotação de preços em no mínimo 03 estabelecimentos ou justificativa para a não realização;
  • Documento fiscal relativo à despesa realizada;
  • Manifestação e aprovação do dirigente da unidade requisitante;
  • Nota de Dotação;
  • Autorização expressa do Ordenador de Despesas.

ATENÇÃO: Para a adequada execução orçamentária, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo devidamente instruído deverá ser enviado para a Secretaria de Execução Orçamentária (SEORC/DIFC/PROPLAN) para fins de emissão da nota de empenho, devendo o mesmo estar aberto apenas na citada unidade;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

PAGAMENTO

Para pagamento de despesas com ressarcimento/reembolso deverá ser instruído um processo por servidor, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo para cada servidor:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Ressarcimento/Reembolso
• Especificação: Reembolso + Servidor
• Interessado: Unidade de lotação do servidor

2º PASSO – Relacionar ao processo originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Comprovante das despesas realizadas;
• Autorização do Ordenador de Despesas
• Nota de empenho;

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo dirigente da unidade, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI: “Atesto: Reembolso“;
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da certificação do reembolso;
• O campo “Data Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para pagamento;
• O campo “Informações de Custo” deve ser preenchido com a(s) sigla(s) da(s) unidade(s) beneficiada(s) com a prestação dos serviços (Reitoria, Agência, Pró-Reitoria, Campus, Faculdade, Instituto ou Escola) e valor(es) correspondente(s);
• O campo “Observações Adicionais” deve ser utilizado para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN).

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN);
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

OBSERVAÇÃO: O ressarcimento de despesas com passagens e/ou bagagens deverá ser solicitado junto a PCDP de origem da viagem no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP),  sendo obrigatório anexar os bilhetes de passagens e os comprovantes de pagamento.

EMPENHO

As notas de empenho referente a Folha de Pagamento de Pessoal e Encargos Sociais serão emitidas em processo administrativo único autuado em cada Exercício Financeiro, com exceção das despesas com Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso (GECC), as quais serão objeto de processo distinto instruído por cada unidade interessada, contendo:

• Edital ou projeto aprovado;
• Nota de dotação ou nota de crédito; e
• Solicitação de empenho.

ATENÇÃO: Para a adequada execução orçamentária, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo devidamente instruído deverá ser enviado para a Secretaria de Execução Orçamentária (SEORC/DIFC/PROPLAN) para fins de emissão da nota de empenho, devendo o mesmo estar aberto apenas na citada unidade;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

PAGAMENTO

Para pagamento de despesas com pessoal e encargos sociais deverá ser instruído um processo por competência, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento da Folha de Pagamento de Pessoal e Encargos Sociais
• Especificação: FOPAG + Mês/Ano de Competência
• Interessado: Pró-reitoria de Gestão de Pessoas

2º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

I – Folha de Pagamento de Pessoal

• Demonstrativo de Despesas com Pessoal – Nível A, B, E e TODOS;
• Demonstrativo de Despesas com Pessoal – Servidor e Pensionista;
• Relação de Crédito – Servidores e Beneficiários de Pensão;
• Relação de Crédito de Consignações Individualizadas – Pensão Alimentícia;
• Resumo de Consignações a Repassar e de Consignações a Repassar dos Beneficiários de Pensão;
• Relatório de Consulta Consignação Mensal;
• Relatório de Classificação das Despesas com Pessoal;
• Relatório Resumo para Guia do GPS;
• Relatório de Classificação das Despesas com Beneficiários de Pensão;
• Relatório de Gratificação Curso/Concurso por Pagamento no mês;
• Lista dos Estagiários Ativos – CAS/PROGEP e Geral;
• Demonstrativo de GRU de Servidores Cedidos;
• Guia de Recolhimento da União referente a multa, indenização e/ou reposição ao erário, quando for o caso;
• Relatório referente a Baixa da Remuneração no Período de Férias;
• Relatório de Custos – Classificação Contábil por Unidade.

II – Encargos Sociais

• Demonstrativo do Recolhimento do PASEP sobre a Folha de Pagamento de Pessoal;
• Relatório Analítico de GPS;
• Relatório Analítico da GRF;
• Relação dos Trabalhadores Constantes no Arquivo SEFIP;
• Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social e a Outras Entidades e Fundos por FPAS;
• Guia da Previdência Social – GPS;
• Protocolo de Envio de Arquivos (Conectividade Social).

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN);
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

EMPENHO

As solicitações devem ser conduzidas a Diretoria de Gestão de Contratações (DICONT/PROADI) ou ao Gestor do Contrato, quando for o caso, os quais são responsáveis pela autorização e encaminhamento junto ao processo de contratação.

A nota de empenho será emitida exclusivamente no processo onde foram registrados os procedimentos de contratação (Licitação, Dispensa, Inexigibilidade ou Carona), devendo conter obrigatoriamente:

• Documentação relativa aos procedimentos licitatórios, conforme cada caso, devidamente aprovada pelas autoridades competentes;
• Minuta contratual aprovada ou contrato assinado, quando exigido;
• Projeto acadêmico (ensino, pesquisa ou extensão) devidamente aprovado na instância competente, quando for o caso;
• Convênio ou Congênere e o respectivo Plano de Trabalho, quando for o caso;
• Nota de Dotação ou Nota de Crédito;
• Pré-empenho, contendo informações completas relativas ao contratado e a contratação, como item licitado, quantidade, valor, prazo, dentre outros. Obs.: O demandante também deve atentar quanto a informação relativa a classificação do tipo da nota de empenho (ordinário, global ou estimativo).

As anulações ou cancelamentos de saldos de nota de empenhos devem ser requeridas nos processos originários da contratação. Excepcionalmente, a solicitação poderá ser realizada em processo sancionador, processo de formalização de contrato ou processo de pagamento (neste caso, somente quando tratar de saldo irrisório e após a devida liquidação da despesa).

ATENÇÃO: Para a adequada execução orçamentária, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo devidamente instruído deverá ser enviado para a Secretaria de Execução Orçamentária (SEORC/DIFC/PROPLAN) para fins de emissão da nota de empenho, devendo o mesmo estar aberto apenas na citada unidade;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

PAGAMENTO

Para pagamento de despesas com obras e serviços de engenharia deverá ser instruído um processo por competência e em conformidade com o disposto na Resolução CD nº 6, de 21 de março de 2011, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Obras e Serviços de Engenharia
• Especificação: Contrato + Prestador + Nº Medição
• Interessado: Prestador dos Serviços (Credor)

2º PASSO – Relacionar ao processo de contratação originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Contrato, Termo Aditivo e Termo de Apostilamento, quando for o caso;
• Termo de Referência ou Projeto Básico, quando referenciado no Contrato;
• Nota de empenho;
• Ordem de Serviço;
• Cronograma físico/financeiro;
• Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) de execução;
• Relatório de Fiscalização, contendo justificativa no caso de atrasos;
• Relatório e Planilha de Medição;
• Relatórios e comprovante de recolhimento de encargos trabalhistas, quando for o caso;
• Documento fiscal e sua respectiva autorização de uso, quando for o caso;
• Declaração de imunidade ou isenção tributária, quando for o caso;
• Documento de registro junto ao Almoxarifado.

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo gestor/fiscal do contrato ou pelo servidor responsável, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI: “Atesto: Obras e Instalações“;
• Incluir apenas um documento de atesto por processo de pagamento (processo por competência), independente do quantitativo de notas fiscais a serem pagas.
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da certificação do serviço prestado tendo por base o contrato, a nota de empenho, a nota fiscal e os comprovantes da prestação efetiva do serviço.
• O campo “Data Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para pagamento, conforme estabelecido em contrato ou ata de registro de preço.
• O campo “Ocorrências” deve ser utilizado para relatar atrasos na entrega do serviço e/ou justificar o encaminhamento de despesas com prazo de vencimento expirado e/ou com documentos fiscais emitidos há mais de 30 dias e/ou com acréscimos moratórios (multas, juros, correções e/ou atualizações), tendo em vista tratar de situações passíveis de apuração de responsabilidade e reposição ao erário.
• O campo “Observações Adicionais” deve ser utilizado para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN).

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• Quando tratar de despesas com formalização contratual, apenas o Gestor/Fiscal designado poderá atestar a prestação dos serviços;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Gestão Financeira e Contábil (DIFC/PROPLAN);
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

Em Construção

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