Empenho de Despesa: É o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição.

Nota de Empenho: Documento utilizado para registrar as despesas orçamentárias realizadas pela Administração Pública em seu primeiro estágio e que identifica o nome do credor, a especificação, a importância da despesa e a célula orçamentária, deduzindo o saldo da dotação aprovada

Liquidação da Despesa: consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Essa verificação tem por fim apurar:

• a origem e o objeto do que se deve pagar;
• a importância exata a pagar;
• a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

Ordem de Pagamento: é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga.

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1. MATERIAL DE CONSUMO  X  MATERIAL PERMANENTE

• Material de Consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;
• Material Permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

Na classificação da despesa com aquisição de material devem ser adotados alguns parâmetros que distinguem o material permanente do material de consumo. Assim, um material é considerado de consumo caso atenda um, e pelo menos um, dos critérios a seguir:

• Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
• Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
• Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;
• Critério da Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização (sendo classificado como 449030), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração (sendo classificado como 339030);
• Critério da Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.

2. SERVIÇOS DE TERCEIROS  X  MATERIAL (PERMANENTE OU CONSUMO)

Na classificação da despesa de material por encomenda, a despesa orçamentária somente deverá ser classificada como serviços de terceiros – elemento de despesa 36 (PF) ou 39 (PJ) – se o próprio órgão ou entidade fornecer a matéria-prima. Caso contrário, deverá ser classificada no elemento de despesa 52, em se tratando de confecção de material permanente, ou no elemento de despesa 30, se material de consumo.

3. OBRAS E INSTALAÇÕES  X  SERVIÇOS DE TERCEIROS

Serão considerados serviços de terceiros as despesas com:

• Reparos, consertos, revisões, pinturas, reformas e adaptações de bens imóveis sem que ocorra a ampliação do imóvel;
• Reparos em instalações elétricas e hidráulicas;
• Reparos, recuperações e adaptações de biombos, carpetes, divisórias e lambris; e
• Manutenção de elevadores, limpeza de fossa e afins.

Quando a despesa ocasionar a ampliação relevante do potencial de geração de benefícios econômicos futuros do imóvel, tal despesa deverá ser considerada como obras e instalações, portanto, despesas com investimento.

Fonte: MCASP

O cadastro, a  concessão, o pagamento e a prestação de contas de diárias são efetuados no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) e devem estar em conformidade com a Resolução CD n° 549, de 20 de março de 2025.

O responsável pelo cadastro da viagem (Solicitante de Viagem) deverá preencher a Proposta de Concessão de Diárias e Passagens (PCDP) com o nome do proposto, o roteiro e a descrição do motivo do afastamento, de forma coerente, clara e objetiva, bem como verificar e atualizar, quando necessário, os dados bancários do favorecido.

Devem ser anexados obrigatoriamente na PCDP documentos que determinam o afastamento e que justifiquem a necessidade do deslocamento, tais como:

• Convites, convocações, programações ou folders;
• Justificativa formal no caso solicitação após a ocorrência da viagem;
• No caso do proposto ser Servidor da UFMS:
  • autorização para afastamento no país publicada no Boletim Oficial da UFMS; ou
  • autorização para afastamento do país publicada no Boletim Oficial da UFMS e no Diário Oficial da União.
• No caso do proposto ser Colaborador Eventual:
  • nota técnica da Unidade, justificando a viagem do colaborador eventual, a compatibilidade da qualificação do beneficiado com a natureza da atividade e o nível de especialização, exigidos para desempenhá-la, bem como a demonstração de ausência no quadro da UFMS de pessoal qualificado para o desempenho de referida atividade, com a aprovação do titular da Unidade ou do seu substituto legal;
  • documento de identificação; e
  • currículo resumido do beneficiado.

Colaborador Eventual: pessoa física sem vínculo com o Serviço Público Federal (“Não Servidor”) que seja convidado a prestar colaboração de natureza técnica especializada ou participar de evento de interesse das entidades vinculadas a UFMS em caráter esporádico.

As propostas de concessão para os deslocamentos no país deverão ser cadastradas e encaminhadas com antecedência mínima de 10 (dez) dias e para as viagens internacionais com antecedência mínima de 15 (quinze) dias.

Havendo necessidade de alteração ou cancelamento da viagem que esteja na posição “Execução Financeira” o Solicitante da Viagem deve encaminhar o motivo/justificativa e o número da PCDP para o e-mail difc.proplan@ufms.br. Obs.: A PCDP somente poderá ser devolvida caso ainda não tenha sido emitida a Ordem de Pagamento.

Ressaltamos a importância da informação de forma clara e objetiva referente a descrição do motivo da viagem, bem como, que seja detalhada a unidade beneficiada com a viagem (Reitoria, Pró-reitoria, Agência, Câmpus, Faculdade, Instituto ou Escola), tendo em vista a necessidade do registro das informações de custo.

ATENÇÃO: A ausência de documentos obrigatórios, ausência de dados bancários válidos, informações incompletas ou incorretas ensejará o retorno da PCDP ao Solicitante para fins de regularização.

Exemplo 1: Viagem realizada por servidores da Pró-reitoria de Administração e Infraestrutura com a finalidade de fiscalizar uma obra em execução no Campus de Paranaíba.

Descrição do Motivo da Viagem: Fiscalização referente a medição da obra “Construção do Bloco 4” no Câmpus de Paranaíba (Contrato nº 01/2025).

Exemplo 2: Viagem de servidores docentes para ministrar aula em cursos da Educação a Distância.

Descrição do Motivo da Viagem: Ministrar aula no Curso de Administração (EAD) da Escola de Administração e Negócios (ESAN), no polo de Rio Brilhante/MS, nos dias 12/04/2025 e 13/04/2025.

Exemplo 3: Viagem de servidores para participação em cursos, fóruns ou palestras.

Descrição do Motivo da Viagem: Participação de servidor do Câmpus do Pantanal no I Fórum de Coordenadores Administrativos promovido pela Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, no período de 15/04/2025 a 16/04/2025, em Campo Grande/MS.

Para pagamento de despesas com taxas em geral deverá ser instruído um processo por competência, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Tributos (Impostos e Taxas)
• Especificação: Taxa + Competência (Exemplo: Taxa de Resíduos Sólidos 2025)
• Interessado: Órgão credor da taxa

2º PASSO – Relacionar ao processo originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Norma (legislação) que instituiu a taxa;
• Nota de empenho; e
• Guia de recolhimento.

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo servidor responsável, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI: “Atesto: Taxas)”;
• Incluir apenas um documento de atesto por processo de pagamento (processo por competência), independente do quantitativo de guias a serem quitadas;
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da conferência/certificação de que o valor cobrado está em conformidade com as normas;
• O campo “Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para o pagamento, conforme estabelecido na cobrança;
• O campo “Informações de Custo” deve ser preenchido com a(s) sigla(s) da(s) unidade(s) beneficiada(s) (Reitoria, Pró-Reitoria, Agência, Câmpus, Faculdade, Instituto ou Escola) e valor(es) correspondente(s);
• Todos os campos do documento de atesto são de preenchimento obrigatório, exceto o campo “Observações” que deverá ser utilizado para informações complementares relevantes ou para justificar o envio de guias vencidas ou com acréscimos moratórios (multa, juros, correções e/ou atualizações), tendo em vista tratar de situações passíveis de apuração de responsabilidade e reposição ao erário.

5º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN.

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

Para pagamento de despesas com bolsas e auxílios deverá ser instruído um processo por folha de pagamento e em conformidade com o disposto na Resolução CD n° 366, de 27 de março de 2023, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Bolsas e Auxílios
• Especificação: Categoria + Bolsa + Mês/Ano de Competência
• Interessado: Pró-reitoria responsável pela Gestão da Bolsa ou Auxílio

2º PASSO – Relacionar ao processo originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Edital de regulamentação;
• Publicação das concessões;
• Nota de empenho; e
• Folha de pagamento.

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo servidor responsável pela concessão, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI: “Atesto: Bolsas e Auxílios“;
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da certificação de que os beneficiários constantes na folha de pagamento cumpriram com as obrigações e regulamentos da concessão;
• O campo “Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para o pagamento, conforme estabelecido no edital ou regulamento;
• O campo “Ocorrências” deve ser utilizado para relatar a motivação do atraso no envio do processo de pagamento (após o 15º dia útil do mês da competência da bolsa ou auxílio) e/ou justificar folha de pagamento complementar;
• O campo “Observações Adicionais” deve ser utilizado para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a a Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN.

Havendo necessidade de cancelamento de bolsa ou auxílio em folha de pagamento enviada e ainda não processada, o responsável pela gestão da bolsa deve encaminhar solicitação via despacho no processo de pagamento com a justificativa e detalhamento da motivação, encaminhando-o para a Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN a qual avaliará a possibilidade de atendimento.

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

Para pagamento de despesas com serviços em geral deverá ser instruído um processo por competência para cada prestador, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Serviços
• Especificação: Contrato e/ou ARP + Prestador + Mês/Ano de Competência
• Interessado: Prestador dos Serviços (Credor)

2º PASSO – Relacionar ao processo de contratação originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Termo de Referência;
• Extrato ou Resumo da Contratação, quando for o caso;
• Anexo da Nota de Empenho, quando for o caso;
• Ata de Registro de Preço, quando for o caso;
• Contrato, Termo Aditivo e Termo de Apostilamento, quando for o caso;
• Plano de Trabalho, quando tratar de contratação com fundação de apoio;
• Nota de empenho;
• Ordem de Serviço, quando for o caso;
• Justificativa no caso de atraso na prestação do serviço;
• Certificado de participação em evento, quando for o caso;
• Relatório referente aos serviços prestados (inclusive fotográfico), quando for o caso;
• Planilha de medição, quando for o caso;
• Anotação de Responsabilidade Técnica, quando for o caso;
• Relatórios e comprovante de recolhimento de encargos trabalhistas, quando for o caso;
• Planilha referente aos depósitos em garantia (conta vinculada), quando for o caso;
• Declaração de imunidade ou isenção tributária, quando for o caso;
• Documento fiscal e sua respectiva autorização de uso, quando for o caso.

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo gestor/fiscal do contrato ou pelo servidor responsável, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI:
  • quando tratar de prestação de serviço: “Atesto: Serviços (Contrato)” ou “Atesto: Serviços (Geral)“; ou
  • quando tratar de repasse para fundação de apoio: “Atesto: Repasse“.
• Incluir apenas um documento de atesto por processo de pagamento (processo por competência), independente do quantitativo de notas fiscais a serem pagas.
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da certificação do serviço prestado tendo por base o contrato, a nota de empenho, a nota fiscal e os comprovantes da prestação efetiva do serviço.
• O campo “Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para pagamento, conforme estabelecido em contrato, ata de registro de preço, edital ou orçamento.
• O campo “Informações de Custo” deve ser preenchido com a(s) sigla(s) da(s) unidade(s) beneficiada(s) com a prestação dos serviços (Reitoria, Agência, Pró-reitoria, Campus, Faculdade, Instituto ou Escola) e valor(es) correspondente(s);
• O campo “Observações” deve ser utilizado para relatar atrasos na entrega do serviço e/ou justificar o encaminhamento de despesas com prazo de vencimento expirado e/ou com documentos fiscais emitidos há mais de 30 dias e/ou com acréscimos moratórios (multas, juros, correções e/ou atualizações), tendo em vista tratar de situações passíveis de apuração de responsabilidade e reposição ao erário, e/ou  para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Efetuar o registro do instrumento de cobrança (Nota Fiscal/Fatura/Recibo) no Sistema Contratos.gov.br.

6º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN.

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• Quando tratar de despesas com formalização contratual, apenas o Gestor/Fiscal designado poderá atestar a execução dos serviços;
• Deverá ser iniciado apenas um processo por competências para as despesas contratuais, independente da execução dos serviços ocorrerem em mais de uma unidade. Nesse caso, o Gestor Central é o responsável por instruir e encaminhar o processo de pagamento.
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

Para pagamento de despesas com materiais em geral deverá ser instruído um processo por competência para cada fornecedor, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Materiais
• Especificação: Contrato e/ou ARP + Fornecedor + Mês/Ano de Competência
• Interessado: Fornecedor do Material (Credor)

2º PASSO – Relacionar ao processo de contratação originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Termo de Referência;
• Extrato ou Resumo da Contratação, quando for o caso;
• Anexo da Nota de Empenho, quando for o caso;
• Ata de Registro de Preço, quando for o caso;
• Contrato, Termo Aditivo e Termo de Apostilamento, quando for o caso;
• Nota de empenho;
• Documento de cobrança ao fornecedor;
• Justificativa no caso de atraso na entrega do material;
• Relatório e planilha de medição devidamente assinados, quando for o caso;
• Declaração de imunidade ou isenção tributária, quando for o caso;
• Documento fiscal eletrônico e autorização de uso;

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado por responsável pelo recebimento do material (gestor/fiscal, servidor ou comissão), conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI:
  • “Atesto: Materiais (Contrato)“; ou
  • “Atesto: Materiais (ARP)“; ou
  • “Atesto: Materiais (Geral)“; ou
  • “Atesto: Softwares“, caso trate de aquisições de bens classificados como investimento;
• Incluir apenas um documento de atesto por processo de pagamento (processo por competência), independente do quantitativo de notas fiscais a serem pagas.
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da conferência do material entregue tendo por base o contrato, a nota de empenho, a nota fiscal e os comprovantes da entrega do material.
• O campo “Data Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para pagamento, conforme estabelecido em contrato, ata de registro de preço, edital ou orçamento.
• O campo “Ocorrências” deve ser utilizado para relatar atrasos na entrega do material e/ou justificar o encaminhamento de despesas com prazo de vencimento expirado e/ou com documentos fiscais emitidos há mais de 30 dias e/ou com acréscimos moratórios (multas, juros, correções e/ou atualizações), tendo em vista tratar de situações passíveis de apuração de responsabilidade e reposição ao erário.
• O campo “Observações Adicionais” deve ser utilizado para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Encaminhar o processo para registro dos bens junto Secretaria de Patrimônio e Almoxarifado (SEPAT/DICOM/PROADI).

• Registro de Bens de Consumo
• Registro de Bens Móveis
• Registro de Bens Intangíveis

6º PASSO – Efetuar o registro do instrumento de cobrança (Nota Fiscal/Fatura/Recibo) no Sistema Contratos.gov.br.

7º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN.

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• Quando tratar de despesas com formalização contratual, apenas o Gestor/Fiscal designado poderá atestar o fornecimento dos materiais;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

Para pagamento de despesas com ressarcimento/reembolso deverá ser instruído um processo por servidor, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo para cada servidor:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Ressarcimento/Reembolso
• Especificação: Reembolso + Servidor
• Interessado: Unidade de lotação do servidor

2º PASSO – Relacionar ao processo originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Comprovante das despesas realizadas;
• Autorização do Ordenador de Despesas
• Nota de empenho;

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo dirigente da unidade, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI: “Atesto: Reembolso“;
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da certificação do reembolso;
• O campo “Data Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para pagamento;
• O campo “Informações de Custo” deve ser preenchido com a(s) sigla(s) da(s) unidade(s) beneficiada(s) com a prestação dos serviços (Reitoria, Agência, Pró-Reitoria, Campus, Faculdade, Instituto ou Escola) e valor(es) correspondente(s);
• O campo “Observações Adicionais” deve ser utilizado para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN.

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

OBSERVAÇÃO: O ressarcimento de despesas com passagens e/ou bagagens deverá ser solicitado junto a PCDP de origem da viagem no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP),  sendo obrigatório anexar os bilhetes de passagens e os comprovantes de pagamento.

Para pagamento de despesas com pessoal e encargos sociais deverá ser instruído um processo por competência, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento da Folha de Pagamento de Pessoal e Encargos Sociais
• Especificação: FOPAG + Mês/Ano de Competência
• Interessado: Pró-reitoria de Gestão de Pessoas

2º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

I – Folha de Pagamento de Pessoal

• Demonstrativo de Despesas com Pessoal – Nível A, B, E e TODOS;
• Demonstrativo de Despesas com Pessoal – Servidor e Pensionista;
• Relação de Crédito – Servidores e Beneficiários de Pensão;
• Relação de Crédito de Consignações Individualizadas – Pensão Alimentícia;
• Resumo de Consignações a Repassar e de Consignações a Repassar dos Beneficiários de Pensão;
• Relatório de Consulta Consignação Mensal;
• Guia de Pagamento referente ao Serviço Federal de Processamento de Dados – SERPRO;
• Relatório de Classificação das Despesas com Pessoal;
• Relatório Resumo para Guia do GPS;
• Relatório de Classificação das Despesas com Beneficiários de Pensão;
• Relatório de Gratificação Curso/Concurso por Pagamento no mês;
• Lista dos Estagiários Ativos – PAS/PROGEP e Geral;
• Demonstrativo de GRU de Servidores Cedidos;
• Guia de Recolhimento da União referente a multa, indenização e/ou reposição ao erário, quando for o caso;
• Relatório referente a Baixa da Remuneração no Período de Férias;
• Relatório GEAP – Per Capita Patrocinador;
• Relatório de Custos – Classificação Contábil por Unidade.

II – Encargos Sociais

• Demonstrativo do Recolhimento do PASEP sobre a Folha de Pagamento de Pessoal;
• Demonstrativos dos Encargos Sociais a recolher;
• GFD – Guia do FGTS Digital.

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

Para pagamento de despesas com obras e serviços de engenharia deverá ser instruído um processo por competência e em conformidade com o disposto na Resolução CD nº 6, de 21 de março de 2011, seguindo os passos abaixo:

1º PASSO – Iniciar processo por competência:

• Tipo de Processo: Finanças: Pagamento de Obras e Serviços de Engenharia
• Especificação: Contrato + Prestador + Nº Medição
• Interessado: Prestador dos Serviços (Credor)

2º PASSO – Relacionar ao processo de contratação originário da nota de empenho.

3º PASSO – Anexar a documentação obrigatória:

• Termo de Referência ou Projeto Básico, quando referenciado no Contrato;
• Contrato, Termo Aditivo e Termo de Apostilamento, quando for o caso;
• Nota de empenho;
• Ordem de Serviço;
• Cronograma físico/financeiro;
• Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) de execução;
• Relatório de Fiscalização, contendo justificativa no caso de atrasos;
• Relatório e Planilha de Medição;
• Relatórios e comprovante de recolhimento de encargos trabalhistas, quando for o caso;
• Documento fiscal e sua respectiva autorização de uso, quando for o caso;
• Declaração de imunidade ou isenção tributária, quando for o caso;
• Documento de registro junto ao Almoxarifado.

4º PASSO – Incluir o documento de atesto devidamente preenchido e assinado pelo gestor/fiscal do contrato ou pelo servidor responsável, conforme orientações abaixo:

• Utilizar obrigatoriamente o documento de atesto padrão disponível no SEI: “Atesto: Obras e Instalações“;
• Incluir apenas um documento de atesto por processo de pagamento (processo por competência), independente do quantitativo de notas fiscais a serem pagas.
• O campo “Data do Atesto” deve ser preenchido com a data da certificação do serviço prestado tendo por base o contrato, a nota de empenho, a nota fiscal e os comprovantes da prestação efetiva do serviço.
• O campo “Data Vencimento” deve ser preenchido com a data limite para pagamento, conforme estabelecido em contrato ou ata de registro de preço.
• O campo “Ocorrências” deve ser utilizado para relatar atrasos na entrega do serviço e/ou justificar o encaminhamento de despesas com prazo de vencimento expirado e/ou com documentos fiscais emitidos há mais de 30 dias e/ou com acréscimos moratórios (multas, juros, correções e/ou atualizações), tendo em vista tratar de situações passíveis de apuração de responsabilidade e reposição ao erário.
• O campo “Observações Adicionais” deve ser utilizado para informações complementares relevantes, caso se faça necessário.

5º PASSO – Efetuar o registro do instrumento de cobrança (Nota Fiscal/Fatura/Recibo) no Sistema Contratos.gov.br.

6º PASSO – Enviar o processo devidamente instruído para a Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN.

ATENÇÃO: Para a adequada execução financeira, devem ser observadas as informações abaixo:

• Os arquivos devem ser inseridos de forma individualizada e com a adequada identificação, em especial, quanto ao tipo de documento e quanto ao número ou nome na árvore;
• Os documentos digitalizados deverão estar no formato OCR (Optical Character Recognition), devendo ser autenticados no SEI quando necessários;
• Quando tratar de despesas com formalização contratual, apenas o Gestor/Fiscal designado poderá atestar a prestação dos serviços;
• O processo de pagamento deverá estar aberto apenas na Diretoria de Finanças e Contabilidade – DIFC/PROPLAN;
• A ausência de documentos obrigatórios ou a instrução inadequada ensejará o retorno do processo a origem para fins de regularização.

A caução em dinheiro é uma modalidade de garantia que pode ser exigida nas contratações de obras, serviços e fornecimentos, conforme disposto no art. 56 da Lei 8.666/1993 e no art. 96 da Lei 14.133/2021.

O resgate do valor caucionado poderá ser requerido pela contratada após a execução integral do contrato,  desde que seja constatado pelo Gestor designado que a execução ocorreu em conformidade com o objeto contratado e com as cláusulas contratuais.

Para efetivação do resgate o Gestor deverá seguir os passos abaixo:

1. Reabrir o processo da contratação;
2. Anexar o requerimento da contratada;
3. Incluir, preencher e assinar o documento “Resgate: Conta Caução”;
4. Encaminhar à Diretoria de Finanças e Contabilidade.

A  Conta-Depósito Vinculada – Bloqueada para Movimentação é uma conta aberta pela Administração em nome da empresa contratada, destinada ao pagamento de férias, 13º (décimo terceiro) salário e verbas rescisórias aos trabalhadores da contratada, utilizada na contratação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra.

As provisões realizadas pela Contratante para o pagamento dos encargos trabalhistas são destacadas do valor mensal do contrato e depositadas na Conta-Depósito Vinculada.

O montante dos depósitos da Conta-Depósito Vinculada será igual ao somatório dos valores das seguintes provisões:

a) 13º (décimo terceiro) salário;
b) férias e 1/3 (um terço) constitucional de férias;
c) multa sobre o FGTS e contribuição social para as rescisões sem justa causa; e
d) encargos sobre férias e 13º (décimo terceiro) salário.

A movimentação da Conta-Depósito Vinculada depende de autorização da Contratante e será feita exclusivamente para o pagamento das obrigações previstas.

Para resgate de valores da Conta-Depósito Vinculada o Gestor do Contrato deverá apresentar a seguinte documentação:

1. Requerimento da Contratada;
2. Documentação comprobatória da ocorrência das obrigações trabalhistas e seus respectivos prazos de vencimento;
3. Documento “Resgate: Conta Vinculada”, com o Parecer favorável do Gestor do Contrato;
4. Autorização do Ordenador de Despesas.

Abaixo, segue o Caderno de Logística da Conta Vinculada para orientação aos Gestores responsáveis.

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